Les missions du gestionnaire de micro-crèche(s)

En quoi consiste le métier de gestionnaire de micro-crèche(s) ?

Vous vous demandez quelles missions concrètes un gestionnaire de micro-crèche(s) peut-il assurer ?

Nous allons vous permettre de vous projeter à travers notre article. 

Pour rappel,  la création de micro-crèche(s) est un secteur d’activité très demandé ! En effet, il manque aujourd’hui 200 000 places de crèche en France. 

Le principal rôle d’un(e) gestionnaire de micro-crèche(s) est la gestion financière de la structure. Mais pas seulement… !

Le/la gestionnaire de micro-crèche(s) effectue différentes tâches pour assurer le bon fonctionnement de la structure ainsi que le bien-être de son équipe. Il a aussi pour rôle d’assurer l’entretien de sa/ses structure(s).

Tout le monde peut devenir gestionnaire de micro-crèche ! Il faut avoir pour principal objectif le bien-être et la sécurité du jeune enfant et de sa famille.  C’est pour cela que chez PoupiSchool, nous accompagnons plus de 650 porteurs de projets qui viennent de différents domaines qu’ils soient en reconversion professionnel ou professionnels de la petite enfance. 

Selon le Décret n° 2021-1131 du 30 août 2021 relatif aux assistants maternels et aux établissements d’accueil de jeunes enfants: lorsque la micro-crèche ne dispose pas d’un directeur, le gestionnaire de l’établissement est tenu de désigner une personne physique comme référent technique, pouvant être distincte des personnes chargées de l’encadrement des enfants accueillis. Cette personne assure le suivi de l’établissement ainsi que la mise en œuvre du projet d’accueil.

Il faut savoir que la désignation du référent technique par le/a gestionnaire de la micro crèche s’effectue sous certaines conditions telles que : 

• Le/la gestionnaire de la micro-crèche possède les diplômes requis pour le poste de référent technique
• Le/la gestionnaire de la micro-crèche embauche un(e) salarié(e) qui possède les diplômes requis pour le poste de référent(e) technique.

Votre rôle de soutien pour votre équipe

Devenir gestionnaire de micro-crèche(s) c’est prendre la responsabilité de gérer une équipe et de s’assurer du bien-être de celle-ci. Par exemple:

• Proposer différentes formation sur l’année inscrites dans leur plan de développement des compétences
• Gérer leurs plannings
• Réaliser des réunions régulières
• Etablir des entretiens individuels…

La bonne gestion de votre comptabilité

En tant que gestionnaire de la structure, chaque mois vous allez créer des factures de vente.

Une facture est un document qui doit être obligatoirement comptabilisé dans les comptes de l’entreprise.

Vous assurez sérieusement et régulièrement la gestion des comptes clients/familles. 

Relation avec votre comptable

Vous allez devoir faire le rapprochement des factures. Il s’agit de rassembler et de faire parvenir tous les mois les factures de vente et les factures d’achat (bon de commande..) à votre comptable.

Chaque mouvement bancaire doit avoir un justificatif ainsi que les dépenses avancées personnellement à votre comptable. Vous avez pour rôle le suivi financier de l’établissement. 

Votre mission concernant les fiches de paie est de les envoyer chaque mois à votre comptable.

Notamment avec les heures supplémentaires s’il y en a eu, les congés qui ont été pris ou encore les absences.. 

Les contrats avec les parents et votre rôle administratif

Premièrement, lorsque vous recevez des pré-inscriptions, vous allez devoir prendre contact avec les parents:

• Instaurer un climat de confiance avec le(s) parent(s).
•  Établir un devis signé et un accord sur les montants du contrat. Un devis est un document écrit qui peut être réalisé avant tout achat de produit ou de prestation de service.
• Leur expliquer le fonctionnement de votre structure
• Discuter avec eux des jours d’inscription et des horaires
• Signer le contrat avec le(s) parent(s) ainsi que le règlement de fonctionnement.
• Signer les différentes autorisations obligatoires (doliprane, photo(s), sorties en extérieur…)

Deuxièmement, vous devez optimiser votre structure : choisir quelle(s) famille(s) intègrent votre structure selon les devis. 

Mais pas d’inquiétudes ! Toutes ces missions en tant que gestionnaire sont délégables, soit à un référent technique, soit à une aide administrative quand vous possédez plusieurs micro-crèches. Votre rôle principal est de superviser l’ensemble de ces missions. 

La gestion de vos commandes

Une autre mission s’amène à vous en tant que gestionnaire : la gestion et l’organisation du suivi des commandes:

• Matériel d’activités
• Stock de sécurité 
• Stock des produits d’entretien (produits ménagers…)
• Stock des produits hygiène pour bébé (couches…)

Travaux et entretien de la crèche

Lorsque l’on crée plusieurs crèches, c’est un point qui devient de plus en plus important. En effet, plus vous possédez de structures plus il y aura du travail au niveau de l’entretien (jardin, bricolage).

Votre temps de travail en tant que gestionnaire

Il y a forcément des moments où il y aura plus de travail. Par exemple, au début, lorsque vous êtes sur votre projet de création de micro-crèche, vous allez devoir rechercher des familles pour remplir votre structure..  

Ensuite, il est possible que vous ayez plus de travail lors d’un changement de contrat. Tout dépend du type de contrat de vos salarié(e)s ; CDD ou CDI.  Admettons, si dans votre équipe vous avez un(e) salarié(e) en CDD, vous allez devoir chercher une nouvelle personne lorsque le CDD est terminé. C’est la même chose en cas d’arrêt maladie d’un(e) professionnel(le). Cela prend du temps d’effectuer des entretiens !

La charge de travail devient plus importante à partir du moment où vous ouvrez plusieurs structures.

Marketing

Le marketing permet d’assurer votre rentabilité et de pérenniser votre établissement.

Du côté marketing, vous devez faire vivre les réseaux sociaux en postant régulièrement du contenu de votre/vos structure(s).

Avoir des réseaux sociaux actifs, permet d’informer les parents en quête de places en crèche par exemple.

Vous devrez vous occuper également de la bonne maîtrise des supports de communication internes et externes.

Ces outils de communication permettent de rassurer les familles et de renforcer le lien de confiance (photos des activités réalisées par exemple).

Les parents aiment voir ce que fait leur petite merveille pendant leur journée à la crèche, vous pourrez alors partager l’activité de leurs enfants à travers vos réseaux sociaux ou encore votre application de transmission si vous en disposez.

Vous pouvez également ajouter des affiches dans des endroits stratégiques de la ville. Ainsi que déposer des flyers dans des établissements.. Certes, vous ne saurez pas combien de flyers ont été pris ou même combien de personnes auront vu votre affiche. Cependant, c’est un moyen qui permet d’amener plus de pré-inscriptions, couplé à des techniques de marketing digital que vous pouvez rapidement et facilement mettre en place.

Les relations avec la presse locale fait également partie de votre job et de ses missions marketing.

Entretenir des bonnes relations avec eux vous permettra de faire parler de votre structure et d’améliorer continuellement votre image de marque. 

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